Gute Prinzipien für das Freiwilligenmanagement

Das Freiwilligenmanagement in gemeinnützigen Organisationen wird häufig an den Erkenntnissen ausgerichtet, die im betriebswirtschaftlichen Personalmanagement gesammelt wurden. Die Managementaufgaben im Umgang mit den Freiwilligen werden in die folgenden Phasen eingeteilt: Planung, Rekrutierung, Orientierung und Training, Supervision und Monitoring, Anerkennung, Verabschiedung/Trennung. Die Freiwilligentätigkeit wird in der Organisation so gehandhabt wie eine ganz gewöhnliche  betriebliche Beschäftigung.

Dieses „Arbeitsplatzmodell“ des Freiwilligenmanagements wird dem Umstand nicht gerecht, dass es häufig in den Institutionen keine ganz klar abgegrenzten Aufgaben für einen Freiwilligen gibt, sondern diese in der Praxis ausgehandelt werden zwischen dem Freiwilligen, den bezahlten Mitarbeitern, der Führungsebene und anderen Stakeholdern der Organisation. Die Freiwilligen sind hier eher „Co-Worker“ der professionellen Mitarbeiter als „Dienstleister“ (Rochester 1999). In diesem Fall muss auch das Freiwilligenmanagement den Aushandlungsprozessen zwischen Freiwilligen und Mitarbeitern Rechnung tragen.

Sibylle Studer hat die Komponenten bzw. Prinzipien eines interaktionalen Freiwilligenmanagements in einem wissenschaftlichen Aufsatz  (2015) zusammengetragen. Sie hat dafür die relevante Fachliteratur und 399 ausgefüllte Fragebögen von Freiwilligenmanagern aus schweizerischen Nonprofit-Organisationen ausgewertet.  Was ist wichtig, um im Rahmen des Freiwilligenmanagements Aushandlungsprozesse zwischen Freiwilligen und Mitarbeitern, Freiwilligen und der Führungseben der Organisation und den Stakeholdern einer Einrichtung erfolgreich zu steuern?

  • Unterschiedliche Interessen und Werte müssen ausbalanciert werden
  • Für den Einsatz und die Wertschätzung von Freiwilligen ist in der Organisation Überzeugungsarbeit zu leisten
  • Freiwillige brauchen Partizipations – und Mitbestimmungsmöglichkeiten
  • Strategisches Commitment, d.h. die Führung der Organisation muss den Einsatz von Freiwilligen befürworten, diesen fördern und in die dafür zuständigen Organisationsstrukturen investieren
  • Koordination und Austausch in Freiwilligen-Angelegenheiten über Organisationsgrenzen hinweg
  • Rollenklarheit bei Freiwilligen und bezahlten Mitarbeitern schaffen
  • Den Teamgeist in der Organisation stärken
  • Respekt und Wertschätzung der Freiwilligen fördern

(Studer 2015, S. 10 und 11). Diese Prinzipien beeinflussen die Ergebnisse des Freiwilligenmanagements laut Studer positiv. Wobei hier die Ergebnisse „Rekrutierung“ und „Erhalt“ von Freiwilligen im Mittelpunkt der Betrachtung stehen. Lediglich die Komponenten „Partizipation und Mitbestimmung“ bleiben ohne positive Korrelation mit dem outcome des Freiwilligenmanagements, – ein Ergebnis, das Studer verwundert (ebd., S. 17). Ihr zufolge könnte eine mögliche Erklärung dafür sein, dass Freiwillige, die mitgestalten wollen, gemeinsam mit anderen Freiwilligen ihre eigenen Projekte organisieren und nicht mehr beim klassischen Ehrenamt in Organisationen mitmachen (ebd.).  Schaut man sich die Ergebnisse des Deutschen Freiwilligensurveys 2014 an, dann sieht man tatsächlich, dass der Anteil derjenigen steigt, die in selbstorganisierten Gruppen aktiv sind, und der Anteil jener sinkt, die sich in formalen Organisationen  engagieren (Freiwilligensurvey 2014, S. 522). Gleichzeitig ist im Freiwilligensurvey aber zu lesen, dass die Mehrheit der Freiwilligen ihre Mitsprachemöglichkeiten in Organisationen als gut oder sehr gut bewerten, – wobei die Älteren die Dinge positiver sehen als die Jüngeren (Freiwilligensurvey 2014, S. 526).

Laut Studer eignen sich die obigen Prinzipien sehr gut, um organisationsintern das eigene Freiwilligenmanagement auf den Prüfstand zu stellen und zu schauen, inwieweit es den Prinzipien des interaktionalen Freiwilligenmanagements gerecht wird. Studer hat ihre Forschungsergebnisse auch in einer deutschsprachigen Studie zusammengefasst, die Umsetzungshilfen und Checklisten für Nonprofits enthält. Ein Manko der  ganzen Untersuchung ist, dass die Komponenten für ein interaktionales Freiwilligenmanagement nur aus Organisations- und Wissenschaftsperspektive zusammengestellt wurden. Die Freiwilligen selbst wurden nicht befragt.

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Netzwerke – Stärken und Schwächen

Auf lokaler Ebene bilden sich immer häufiger Netzwerke. Der Grund dafür sind knappe Budgets im öffentlichen und gemeinnützigen Bereich, komplexe Probleme, die De-Institutionalisierung sozialer Hilfen und eine zunehmende Sozialraumorientierung. Organisationen und Bürger schließen sich deshalb in immer mehr Fachbereichen zu Netzwerken zusammen. Auch das Bürgerengagement selbst findet zunehmend in Form von Netzwerken statt, ein gutes Beispiel sind hier die  Flüchtlingsfreundeskreise Stuttgart. Bürgerinnen und Bürger bilden auch über das Internet Aktions- und Hilfsnetzwerke, siehe die „refugees welcome“-Initiativen.

Netzwerke sind durch Freiwilligkeit und Kooperation gekennzeichnet. Die Bildung eines Netzwerks macht dann Sinn, wenn Ziele nicht alleine, sondern nur in Kooperation mit anderen umgesetzt werden können. Gerade im bürgerschaftlichen Bereich sind Netzwerke häufig nur gering formalisiert, d.h. es gibt hier keinen festen institutionellen Rahmen, keine offiziellen prozeduralen Regeln, keine hauptamtliche Steuerung, kein ausgearbeitetes Leitbild. – vielleicht nur einen informellen Code of Conduct. Welches sind die Stärken und Schwächen von Netzwerken?

Die Stärken von Netzwerken

  • sie bieten den Teilnehmern durch das Poolen und Teilen von Ressourcen (wie: Wissen, Kompetenzen, Räume, Kontakte, Gelder, Mitarbeiter usw.) neue Handlungschancen, um komplexe Probleme zu bewältigen
  • sie sparen durch Wissens- und Erfahrungsaustausch Entwicklungs- und Umsetzungskosten ein
  • sie bieten wegen der geringen Formalisierung Flexibilität und kurze Reaktionszeiten
  • sie ermöglichen einen Umgang auf Augenhöhe
  • sie fördern konsensuale Entscheidungen unter den Teilnehmern
  • sie fördern den inhaltlichen  Austausch über  Fach-, Sektoren- und Raumgrenzen hinweg
  • sie schaffen die Basis für gemeinsames Lernen durch horizontalen Wissenstransfer und damit gute Voraussetzungen für Innovation
  • Bürger und Organisationen, aber auch Themen, werden durch Netzwerke sichtbarer
  • Netzwerke können die Reputation ihrer Teilnehmer stärken

Die Auflistung ist sicher nicht vollständig, – je weiter man in die Netzwerkpraxis vordringt, desto mehr Netzwerk-Stärken werden sichtbar. Aber es gibt aufgrund der geringen Formalisierung auch Netzwerk-Schwächen und kritische Fragen nach ihrer Verbindlichkeit, Nachhaltigkeit und demokratischen Legitimation nach außen und innen.

Die Schwächen von Netzwerken

  • Verbindlichkeit – wie ernst kann man Netzwerk-Zusagen nehmen?
  • Nachhaltigkeit – wie lange wird das Netzwerk leben?
  • Demokratie im Innern – wie werden im Netzwerk Entscheidungen gefällt?
  • Repräsentation nach außen – wie demokratisch legitimiert ist die Vertretung nach außen?
  • Legitimität des Netzwerks als Ganzes – wer ermächtigt das Netzwerk, für ein Politikfeld zu sprechen?
  • Haftung – wer haftet für Entscheidungen des Netzwerks?
  • Transparenz – wie werden Mittel verwaltet?
  • Zielverschiebungen – wenn offizielle Leitbilder fehlen, wie kann dann eine Entwicklung in unzivile Richtungen verhindert werden?

Trotz ihrer Schwächen sind Netzwerke lokal auf dem Vormarsch. Viele engagierte Bürgerinnen und Bürger – mich eingeschlossen – schätzen sie wegen ihrer Flexibilität und weil sie das  unkomplizierte, effektive Arbeiten über Organisations- und Fachgrenzen hinweg ermöglichen.

Für öffentliche Förderinstitutionen und private Stiftungen stellt sich die Frage, wie mit Bürgernetzwerken umzugehen ist, die quer zu Bürokratie und Vergaberecht liegen.  Häufig können bürgerschaftliche Engagement-Netzwerke sich nicht um öffentliche Fördermittel bewerben, sondern nur Organisationen, die als gemeinnützig eingetragen sind, zum Teil auch nur Organisationen aus dem wohlfahrtsverbandlichen Bereich. Um dem Bürgerengagement in Netzwerkform Rechnung zu tragen, sollten inhaltliche Förder-Leitlinien ausgearbeitet werden, die Netzwerke in ihren Stärken stabilisieren und ihren Schwächen begegnen. Wie weit sind die öffentliche Hand und Stiftungen hier schon mit der Entwicklung zukunftsweisender Konzepte? Über Literatur und Hinweise freue ich mich.

Partizipation von Ehrenamtlichen in Einrichtungen

Wie gut kommen Haupt- und Ehrenamtliche miteinander aus und welche Möglichkeiten gibt es, freiwillige Helfer in Institutionen stärker zu beteiligen?

Diesen Fragen geht die Studie „Kooperation von Haupt- und Ehrenamtlichen in Pflege, Sport und Kultur“ nach, die im Auftrag des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend von INBAS Sozialforschung erstellt und 2015 veröffentlicht wurde.  Befragt wurden dafür fast 3.300 Personen (jeweils etwa zur Hälfte Haupt- und Ehrenamtliche) in rund 1900 Einrichtungen und Vereinen. Die Zahl der erfassten Einrichtungen war ursprünglich größer, aber etwa ein Drittel der Institutionen hat gar keine Ehrenamtlichen, – was in der Aktiven Bürgerschaft jüngst kritisch kommentiert wurde: „Debatten und Ansätze eines neuen Welfare Mixes und einer Stärkung des zivilgesellschaftlichen Profils von Einrichtungen (haben) kaum Resonanz in der Praxis von Trägerorganisationen und Einrichtungen gefunden“ (G. Jakob).

Aus den Interviews mit den Haupt- und Ehrenamtlichen in der INBAS-Studie geht hervor, dass trotz gängiger Vorbehalte in öffentlichen Diskussionen („Ehrenamtliche kosten Zeit, gefährden Arbeitsplätze und machen die schönen Arbeiten“, „Das Hauptamt engagiert sich zu wenig für die Zielgruppe“) sich beide Seiten, Haupt- und Ehrenamt, in der Praxis wechselseitig anerkennen (162 f). Unzufrieden sind aber viele Ehrenamtliche mit den ihn gebotenen Gestaltungs- und Partizipationschancen. Speziell in der Pflege und in Museen bemängeln ein Fünftel der Ehrenamtlichen Defizite, wenn es darum geht, Kritik und Änderungsvorschläge einbringen zu können (S. 170). Hauptamtliche sind sogar noch stärker unzufrieden mit ihren eigenen Partizipationsmöglichkeiten (S. 171). Offensichtlich wird das Thema „Partizipation“ auf der Führungsebene vieler Organisationen strategisch vernachlässigt.

Welche Möglichkeiten gibt es, Ehrenamtlichen Gestaltungsspielräume zu eröffnen?

Die INBAS-Studie listet einige Partizipationsmöglichkeiten für Ehrenamtliche auf (S. 68f), die hier in eine  Partizipationspyramide in Anlehnung an Straßburger/Rieger übertragen werden, deren Beteiligungsmöglichkeiten – von unten nach oben betrachtet – immer weitreichender werden und in die eigenverantwortliche Selbstorganisation münden:Partizipationspyramide-EhrenamtZu den eigenständigen Teams aus Ehrenamtlichen,  die einen Arbeitsbereich ganz übernehmen und dabei vom Hauptamt unterstützt werden (s. zweitoberste Stufe), gehören z.B. ehrenamtlich betriebene Museumsshops oder ehrenamtlich organisierte Caféterien in Pflegeheimen. Die oberste Stufe wird von der zivilgesellschaftlichen Selbstorganisation bestimmt, d.h. hier wird das Ehrenamt auch ehrenamtlich verwaltet. In welcher Form? Zum Beispiel im Rahmen von Fördervereinen und Freundeskreisen, die sich in diesem Fall nicht nur auf die Mittelakquise beschränken (wie üblich), sondern auch die Inhalte, Formen und Rahmenbedingungen des Ehrenamts sowie den ehrenamtlichen Einsatz in einer Einrichtung mit der Einrichtungsleitung aushandeln und organisieren (INBAS S. 80).

Eine interessante Partizipationsmöglichkeit für Ehrenamtliche stadtweit bzw. institutionenübergreifend bieten die beiden folgenden Modelle (INBAS, S. 80f):

  1. Die stadtweite Organisation von Ehrenamtlichen in einem Engagementfeld.
    INBAS nennt hier den Verein Ehrenamt für Kultur Wiesbaden, wo Ehrenamtliche zusammengeschlossen sind, die sich in den unterschiedlichen Kultureinrichtungen engagieren. Dazu INBAS: „Die Beziehung 1 zu N, also ein Verein zu vielen Kultureinrichtungen, stärkt die Position der Ehrenamtlichen nachhaltig. Rahmenbedingungen der ehrenamtlichen Arbeit und insbesondere Formen der Zusammenarbeit zwischen Haupt- und Ehrenamtlichen können vom Verein über eine Palette von Einrichtungen hinweg verglichen werden. Eine Verbreitung derjenigen Kooperationsformen und Rahmenbedingungen, die der Verein für angemessen erachtet, kann dann gezielt vorangetrieben werden. Bei Problemen kann sich die oder der einzelne Ehrenamtliche zudem an den Verein wenden, der, wenn er sich des Anliegens annimmt, gegenüber der Kultureinrichtung eine viel bessere Verhandlungsposition besitzt“ (S. 81)
  2. Die stadtweite Organisation von Ehrenamtlichen verschiedener Engagementfelder.  INBAS nennt als Beispiel das Forum Ehrenamt in Karlsruhe (S. 81). Auch in Konstanz hat sich ein stadtweites Netzwerk Bürgerengagement gebildet. Solche Netzwerke und Beiräte befassen sich mit der Situation des Ehrenamts in einer Gemeinde und arbeiten an Verbesserungsvorschlägen und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Was in der INBAS-Studie fehlt, ist eine Analyse differenziert nach Trägerart: funktionieren Kooperation und Partizipation in gemeinnützigen, öffentlichen oder privatwirtschaftlichen Einrichtungen jeweils gleich oder wirken sich hier unterschiedliche Trägertraditionen auch unterschiedlich aus?

Was ebenfalls in der Studie fehlt, ist eine Analyse der Kooperation zwischen Haupt- und Ehrenamt in zivilgesellschaftlichen Netzwerken. Das ist schade, da gerade Netzwerke als Organisationsform auf dem Vormarsch sind, auf allen räumlichen Ebenen, aber auch online. Mehr dazu im nächsten Blog-Beitrag.